ความรู้เกี่ยวกับ : การทำ 5ส เริ่มต้นอย่างไร มีอะไรบ้าง

การทำ 5 ส ควรเริ่มต้นอย่างไร

เมื่อพูดถึง 5ส ทุกคนคงไม่มีใครไม่รู้ว่าคืออะไร การทำ 5ส ฟังดูเหมือนง่าย แต่กว่าจะทำสำเร็จได้นั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลยทีเดียว เพราะ 5ส ไม่ใช่แค่การทำความสะอาดเท่านั้น แต่ต้องทำจนเกิดเป็นนิสัย เพื่อให้เกิดการพัฒนาที่ยั่งยืน

5ส มีที่มาอย่างไร

ในครั้งแรกที่เกิดขึ้นในประเทศสหรัฐอเมริกา 5ส ถูกนำเสนอเป็นกิจกรรมการทำความสะอาดบ้านครั้งแรก เนื่องจากความเรียบร้อยและความสะอาดในสถานที่ทำงานมีความสำคัญอย่างยิ่ง การให้ความสำคัญกับความเป็นระเบียบเรียบร้อยและความสะอาดในสถานที่ทำงานมีความคล้ายคลึงกับบ้านเรา ดังนั้น เราควรปฏิบัติตามหลักการ CANDO ซึ่งเป็นระเบียบในการจัดการเพื่อลดความสูญเปล่าในสถานที่ทำงานตั้งแต่ก่อน ค.ศ. 1920 ประกอบด้วยการขจัดออก (Cleaning up) การจัดเตรียม (Arranging) ความเป็นระเบียบเรียบร้อย (Neatness) วินัย (Discipline) และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Ongoing Improvement)

ในประเทศญี่ปุ่น ความเป็นระเบียบและความเรียบร้อยในสถานที่ทำงานถือเป็นกิจวัตรที่สำคัญและเป็นสิ่งที่สามัญสำนึก แม้ในช่วงแรกจะยังไม่มีวิธีการที่เป็นระบบ หลังจากสงครามโลกครั้งที่ 2 ผู้เชี่ยวชาญอเมริกันได้นำความรู้มาถ่ายทอดให้กับญี่ปุ่นเพื่อปรับปรุงภาคอุตสาหกรรม ซึ่งทำให้บริษัทญี่ปุ่นได้รับความรู้ทางด้านการบำรุงรักษาและการจัดการคุณภาพเช่นการใช้แนวคิดของ PDCA เพื่อควบคุมและปรับปรุง นอกจากนี้ยังมีการนำเสนอแนวคิด 5ส เข้ามาใช้เป็นกลยุทธ์ในการสร้างความเป็นเลิศทางธุรกิจของบริษัทญี่ปุ่น

อย่างไรก็ตาม แนวคิด 5ส ในท้องถิ่นของญี่ปุ่นไม่เพียงแค่เป็นกิจกรรมการทำความสะอาดเพียงอย่างเดียว แต่เป็นแนวคิดและวิธีการทำงานที่รวมถึงปรัชญาด้วย หลังจากนั้นได้มีการบูรณาการแนวคิด 5ส กับปรัชญาไคเซน และนำมาประยุกต์ใช้ในระบบการผลิตของโตโยต้ามอเตอร์คอร์ปอเรชั่น ซึ่งทำให้แนวคิด 5ส เป็นส่วนสำคัญของระบบการผลิตแบบโตโยต้า ทั้งนี้ เนื่องจากมีฤทธิ์ในการลดความสูญเปล่าและเพิ่มคุณค่าให้แก่กระบวนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

5ส ประกอบด้วยอะไรบ้าง

ขั้นตอนที่สำคัญมากและยากมากเช่นกัน เพราะไม่ได้เกิดขึ้นมาโดยง่าย ต้องทำซ้ำๆ เป็นประจำ จึงจะเรียกว่าทำจนเป็นนิสัย ซึ่งโดยทั่วไปแล้วคนเรามักจะทำอะไรแบบฉาบฉวย ทำได้แค่ช่วงเวลาสั้นๆ จึงไม่เกิดเป็นนิสัยนั่นเอง

5ส เริ่มต้นอย่างไร

การเริ่มต้นทำ 5ส ไม่ใช่เรื่องยาก แต่ที่ยาก คือ จะทำอย่างไรให้ต่อเนื่องจนเกิดเป็นความสำเร็จ ซึ่งหากเราต้องการเริ่มต้นทำ 5ส ให้เราเริ่มจาก 2ส แรกก่อน คือการสะสาง โดยการเริ่มจากแยกสิ่งของที่จำเป็นกับไม่จำเป็นออกจากกันก่อน อะไรที่เห็นว่าจำเป็นต้องใช้แน่ๆ ให้เก็บไว้และกำหนดจุดวางที่ชัดเจน ส่วนสิ่งของที่ยังไม่แน่ใจว่าต้องใช้หรือไม่ นั่นหมายความว่าไม่มีความจำเป็น เพราะหากจำเป็นจริงๆ เราจะไม่ลังเล ให้ทิ้งได้เลย เพราะถ้าเก็บไว้จะไม่สามารถทำขั้นตอนของการสะสางได้สำเร็จ

ขั้นตอนแรกของ 5ส คือ

การสะสาง หรือเรียกง่ายๆ ว่าการเคลียร์สิ่งที่ไม่ใช้เอาไปทิ้งนั่นเอง เมื่อเราจัดการกับของที่ไม่จำเป็นต้องใช้เรียบร้อยแล้ว ก็ถึงคิวที่จะมาจัดการสิ่งของที่จำเป็นต้องใช้ โดยการกำหนดจุดวาง จุดจัดเก็บสำหรับสิ่งที่จำเป็นต้องใช้ให้ชัดเจน และติดป้ายชี้บ่งให้เรียบร้อย เพื่อกำหนดจุดวางและติดป้ายชี้บ่งแล้ว

ส ที่ 2 ก็จะตามมา นั่นคือ ความสะดวกนั่นเอง หากอะไรหายไปจากจุดที่เรากำหนดไว้ เราก็จะสามารถรู้ได้ เมื่อเราเริ่มลงมือทำจาก 2ส ที่กล่าวมา ก็ถือว่าสำเร็จแล้วในเบื้องต้น และต้องรักษาสภาพนั้นไว้ เพื่อให้เกิดความสะอาดอย่างต่อเนื่อง และการทำความสะอาดต้องหมั่นทำอยู่เรื่อยๆ ไม่ใช่ทำแค่ครั้งแรกของการเริ่มต้นเท่านั้น เมื่อมีความสะอาดเกิดขึ้น ก็ส่งผลให้ผู้ที่อยู่อาศัยหรือทำงานในสถานที่นั้น มีความสุขและมีสุขภาพที่ดีตามไปด้วย และเมื่อ

3ส แรกสำเร็จ ส4 ก็จะตามมา คือสุขลักษณะ ที่ดีในสถานที่ทำงาน และเมื่อทุกคนเห็นว่าสิ่งที่ทำมาก่อให้เกิดประโยชน์ และเกิดสภาพแวดล้อมที่ย่าอยู่ ทุกคนจะช่วยกันทำคนเกิดเป็นนิสัย ซึ่งกว่าจะสำเร็จนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย สิ่งที่สำคัญ คือทุกคนต้องช่วยกัน หมั่นทำไปเรื่อยๆ ทำทุกวัน จนเกิดเป็นความเคยชิน และหากเป็นเช่นนี้ไปเรื่อยๆ กิจกรรม 5ส จะสำเร็จโดยไม่รู้ตัว

สรุป

5ส เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องการทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานซึ่งการเริ่มต้นไม่ใช่เรื่องยากแต่ที่ยากคือจะทำอย่างไรให้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ซึ่งทุกคนในองค์กรต้องช่วยกันส่งเสริมและสนับสนุนซึ่งกันและกันและ 5สยังเป็นเครื่องมือช่วยลดความสูญเปล่าและช่วยเพิ่มผลผลิตได้อีกด้วย